5W1Hとは?活用方法やメリット、デメリットについて解説

5W1Hとは「When:いつ、Where:どこで、Who:だれが、What:何を、Why:なぜ、How:どのように」の頭文字を取ったものです。

相手に伝えたい事柄を明確化し、コミュニケーションを円滑に進めるための重要なフレームワークです。それぞれの要素を正しく理解し、適切な順番で組み立てることで、より伝わりやすいコミュニケーション能力が身につきます。

この記事では、5W1Hの基本から活用方法までを解説します。

5W1Hとはそれぞれの意味や使う順番を解説

5W1Hとは、円滑なコミュニケーションが取りやすくなる、ビジネスシーンにも有効なフレームワークです。

5W1Hそれぞれの要素を意識して、伝わりやすい順番で活用することが重要です。これは、会話だけでなく、文章で伝える際にも活用できます。

5W1Hに沿って伝えたい内容を整理して伝えることで、業務効率化にもつながります。

「When:いつ」

1つ目のWは「When:いつ」です。

これは、時間に関する要素で

  • 特定(いつ起こったか)
  • 期間(いつからいつまで)
  • 経過(〇日後)
  • 時期(年末、クリスマスなど特定の時期やシーズン)

を指す言葉です。

例えば、「次年度の見通しを立てたい」ではなく、「クリスマスまでに次年度の見通しを立てたい」のように時期を明確にすると、相手は他の業務と照らし合わせて、いつまでに取り組む必要があるのか判断できます。

「Where:どこで」

2つ目のWは「Where:どこで」です。

これは、場所に関する要素で

  • 特定(どこで起こったか)
  • 目的地(どこまで)
  • 地域(どのあたり)

を指す言葉です。

打ち合わせ場所を決める際に、カフェなのか、社内なのか、それともオンラインなのかを明確にしておきます。

オンラインミーティングであれば、直前まで別業務を行っていても問題ありませんが、対面の場合はそこまでの時間を考慮しておく必要があります。オンラインでのやり取りが増えているからこそ、Whereは明確にしておきます。

「Who:だれが」

3つ目のWは「Who:だれが」です。

これは、主に人物に関する要素で

  • 社内の人物・組織
  • 顧客や消費者
  • 競合企業

など、人だけでなく人の存在が関係している言葉は「Who」に該当します。

商品サービスのターゲットを選定する際に基礎となる要素です。

その際は「30代の独身男性」のように、属性を可能な限り明確にすることで、精度の高いサービス改善、マーケティング施策が可能です。

「What:何を」

4つ目のWは「What:何を」です。

これは、目的の対象を特定する要素で

など、広い範囲を指す言葉です。

コミュニケーションにおいて、「What」の要素は重要です。

例えば「4月に販売した新商品について知りたい」では何を知りたいのか、可能性がいくつも考えられるためやや不透明です。そこで「4月に販売した新商品の売上推移を知りたい」とすれば、新商品の「売上推移」が知りたいことが伝わります。

「Why:なぜ」

5つ目のWは「Why:なぜ」です。

これは、理由や原因に関する要素で

  • なぜ(そうなったのか)
  • なぜ(そうしようと思ったのか)

と、「Why」を意識することで、話の説得力が増します。

商品を発売した際に、「この商品は、50代男性顧客の新規獲得を目指して開発しました」のみでは、なぜ新たに開発したのか、開発に携わっていない社員には伝わりません。

そこでWhy(なぜ)を明確にして、「本来ターゲットにしていた50代男性が顧客として定着していないから」のように理由も伝えます。そうすると、社内全体での商品理解が進み、営業や広告展開において訴求したい内容の齟齬発生を防げます。

「How:どのように」

Hは「How:どのように」です。

これは、方法や手段の要素で

  • どのように(改善するか)
  • どのように(問題を解決するか)

を指す言葉です。

方法や手段を具体的に伝えることで、問題の改善・解決に向けた取り組みがわかりやすくなります。

「Webサイトのデザインを暖色系中心かつ、もっとポップにして他社との差別化、夏が好きな女性顧客の興味関心を強めます」のように改善点を具体的にすると、イメージと仕上がりのズレを減らせます。

5W1Hを使う順番

5W1Hを使うときは、一番伝えたい要素を話の冒頭に持ってきます。そのうえで、聞き手が情報を理解しやすい順番に、文章を組み立てることが重要です。

例えば、「この案件は、誰が担当したのか」という話題の場合、「Who:誰が」が最も伝えたいことなので「Who」を最初に話します。

これは会話だけでなく、文章でも同様です。5W1Hの要素をただ羅列するだけでは、どれが重要な情報なのかわかりません。

案件Aの〇〇について、△日までに確認して欲しい事柄があるとします。

この時にどんな(How)案件なのか、誰が(Who)関わっているのかはあまり重要ではありません。

そこで、「〇日に共有した案件について提示された表現で相違がないか確認の上、△日までにお返事をいただけますか」と情報を整理して伝えます。

重要度の高い情報を最初に伝えることで、話し手が伝えたい内容が誤った解釈をされずに正確に伝えられます。

5W1Hの活用方法

5W1Hマーケティングや店舗開発に活用するための第一歩として、5W1Hを日々のコミュニケーションから意識する必要があります。「Why:なぜ」や「How:どのように」の要素はマーケティングや店舗開発の際にも重要な視点です。

5W1Hを活用するための取り組み、ビジネスシーンやマーケティング施策での活用事例を紹介します。

5W1Hをフレームワークとして活用する

5W1Hをフレームワークとして活用すると、普段のコミュニケーションだけでなく、文書作成やマーケティング商品開発など事業戦略を練る際に、課題や目的をとらえやすくなります。

また、明確な業務でなくとも、情報伝達は日々行われています。

5W1Hを活用することで、伝えた内容に齟齬が起きにくくなるため、再確認したり、調べ直したりする手間を減らせます。

コミュニケーションの円滑化は、業務効率を上げるために必要不可欠といえます。最初は小さな齟齬が徐々に大きくなってしまい、契約時のトラブルに発展してしまう可能性もあります。

5W1Hをフレームワークとして活用すると、伝達内容の不備が減り、業務効率の改善に繋がります。

5W1Hを意識して書き出してみる

5W1Hに慣れるためには、5W1Hに沿って伝えたい内容を書き出します。頭にある情報を5W1Hの要素ごとに箇条書きすることから始めます。

箇条書きする際は、最初からどの要素に分類されるのかを考えるのではなく、頭の中を整理するつもりで書き出してみると良いでしょう。

その後、書き出された言葉を順序だてて整理することで、情報を整理して考える習慣ができ、5W1Hを意識せずとも自然と要素をおさえたコミュニケーションが取れるようになります。

ビジネスシーンでの活用方法

5W1Hは、ビジネス上のコミュニケーションでも活用できます。事例を2つ紹介します。

事例1:社内での書類作成

報告書などの第三者に状況説明や経緯を伝える書類は、5W1Hを意識して作成するとよりよい書類になります。
概要や状況をまとめる際に、一度5W1Hの伝えたい要素を書き出してみまし。
書き出した要素をどのようにつなげると伝わりやすくなるのか検討します。

会議報告書であれば、

  • When:いつ(会議の日時)
  • Where:どこで(場所)
  • Who:誰が(出席者、発言者)
  • What:何を(会議の議題)
  • Why:なぜ(会議の目的、および発足理由)
  • How:どのように(会議の進捗、および現状報告)

のようにまとめると、社内で共有する際に、会議での重要事項を漏れなく伝えられます。

事例2:部下や同僚への指示、情報共有

口頭で指示を出したり情報共有したりする場合、相手に重要なことが伝わっていなかった、という人も多いはずです。取引先とのトラブルを防ぐためにも、5W1Hを意識して重要な情報を明確にすることが大切です。

取引先への挨拶を頼む場合

  • 日時(いつ会う約束なのか)
  • どこで(会う場所)
  • 誰が(取引先の担当者)
  • 何を(名刺交換のみなのか、手土産は必要なのか)
  • なぜ(挨拶の目的)
  • どのように(徒歩・社用車・電車などの移動手段)

を明確にして指示すると、部下は十分な情報を持って挨拶に行けます。

マーケティングや店舗開発での活用方法

5W1Hマーケティングや店舗開発にも活用できます。それぞれの事例を紹介します。

事例1:マーケティングへの活用

マーケティング5W1Hを活用する場合、各要素を次のようにとらえます。

  • When(いつ):施策実施の時期
  • Where(どこで):流通先
  • Who(誰が):ペルソナやターゲット
  • What(何を):サービス商品
  • Why(どうして):施策を実施する目的
  • How(どのように):販促や集客に向けた施策

そのうえで、オフィスカジュアル服の新商品展開を例に考えてみます。

  • Why(マーケティングの目的):新規顧客の獲得
  • What(サービス商品):新生活に向けたオフィスカジュアル服の新商品展開
  • Who(ペルソナやターゲット):新入社員の社会人や入社2・3年目などの若年層
  • When(施策実地の時期):2月上旬

とします。以上の4つの要素を踏まえて

  • Where(流通):ECサイト
  • How(販促や集客に向けた施策):SNS広告

のように整理していくことで、マーケティング施策方法について明確になります。        

事例2:店舗開発への活用

店舗開発に5W1Hを活用する場合、各要素を次のようにとらえます。
  • When(いつ):店舗の営業時間
  • Where(どこで):店舗の立地
  • Who(誰が):想定されるターゲット
  • What(何を):サービス商品
  • Why(どうして):店舗開発の目的
  • How(どのように):サービス商品の提供方法
  • How much(どのような価格で):価格

今回は、コーヒーチェーンの店舗展開を具体例に考えてみます。

各要素を整理していきます。

  • Where(店舗の立地):郊外の住宅地がある駅前かつ、急行電車停車駅
  • Who(想定されるターゲット):電車通勤のサラリーマンや一休みしたい主婦
  • Why(店舗開発の目的):郊外での認知拡大

とします。

そのうえで、他の要素も整理します。

  • When(営業時間):7:00〜22:00
  • How(サービス商品):モーニングセット・ランチセットの充実
  • Hou much(価格):入店ハードルを上げるためにワンコイン以内

ターゲットや場所の要素を元に、営業時間やサービス商品の内容を決めていきます。

価格帯についてもWhy(なぜ)を活用して決定します。

このように、5W1Hの各要素を明確にすると、より具体的な店舗開発のイメージにつながります。

5W1Hをビジネスに活用するメリットとデメリット

5W1Hをビジネスに活用するメリットは、円滑なコミュニケーションが実現できる点、デメリットはコミュニケーションが複雑化してしまう点です。

それぞれのポイントを確認していきます。

活用するメリット

5W1Hをビジネスに活用するメリットは、伝えたい情報が煩雑にならず、明確に相手に伝わる点です。まコミュニケーションが円滑に進むと、業務内容が明確になり、人材育成や配属決定の効率化が見込めます。

日常的にやり取りをしている社内ではもちろん、初めて会う取引先にも伝えたい情報を正確に伝えられるようになります。

活用するデメリット

5W1Hをビジネスに活用するデメリットは、5W1Hを気にしすぎると過度に情報を伝えてしまい、相手が混乱したり、くどいと感じてしまうする点です。

5W1Hを意識するのは重要ですが、5W1Hの各要素全てが毎回必要なわけではありません。最も伝えたい事柄を意識して、どの要素が必要なのか判断します。

5W1Hを活用して伝えたいことを明確にしよう

伝えたい情報を正確に伝える能力は、ビジネスシーンにおいて重要な基礎スキルです。5W1Hのを活用は、相手に伝わるコミュニケーションの一助となります。

もし、各要素をうまく整理できない場合は、各要素について文字に起こしてみたり、文章を書く前に伝えたい内容を箇条書きにしたりすると、5W1Hを意識しなくても活用できるようになります。

【口コミを売上に変える!】最新レポートのご紹介

口コミラボ運営会社の株式会社movでは、コロナ禍の影響もあり集客に課題を抱える店舗のご担当者様向けに、

「口コミを集めて売上につなげたい」
「ネガティブな口コミが投稿された…どう対処すればいい?」
Googleマップや口コミ管理をもっとカンタンにしたい」

といったお悩み・課題解決を支援すべく、最新レポートの公開やセミナーの実施などを行っております。

【最新】Googleマップ・ビジネスプロフィール更新情報レポート


毎月GoogleマップGoogleビジネスプロフィール(マイビジネス)などの最新情報をお届けする「MEO・口コミマーケまとめ 【2022年6月版】」です。

  • Google口コミが削除されやすくなった?→Google公式が基準を公開
  • よくある質問:新しいビジネス(店舗・施設情報)の作成ができない ほか

Googleビジネスプロフィール(マイビジネス)をはじめ、ローカル検索対策や口コミマーケティングに役立つ情報が満載です!ぜひご一読ください。

Googleマップ・MEOの最新情報を知る【資料DL】

ネガティブな口コミへの対処法


Googleマップなどの口コミは、ネガティブな意見が入ることも・・・。

  • 批判的な口コミが入ってしまった。どうしよう・・・
  • 悪い口コミは消せないの?
  • 返信するときはどういう風に書いたらいい?

本資料では、このようなギモン・お悩みにお答えします。

ネガティブ口コミへの対応方法を知る【資料DL】

2022年7月、Googleマイビジネスアプリ終了。やるべきことは?


Googleマイビジネスのアプリが使えなくなったことを知っていましたか?Googleは2022年7月、スマートフォン向けGoogleマイビジネスアプリを終了しました。

そこで今回、「Googleビジネスプロフィールをスマートフォンで使いやすくする」ためのマニュアルを作成しました。

無料でダウンロードできますので、ぜひご利用ください。

Googleマイビジネスアプリ終了に対応する【資料DL】

なお、GoogleビジネスプロフィールGoogleマップからも編集できるようになっています。

さらに便利になっていくGoogleビジネスプロフィールの最新管理方法を知りたい方は、こちらからダウンロードできます。

Googleマップアプリの管理画面を知る【資料DL】

関連するオススメ記事

    この記事の筆者

    口コミラボ編集部

    口コミラボ編集部

    口コミラボ編集部ではMEO対策、ローカルSEO対策、販売促進、店舗の口コミデータをもとにしたコンテンツなどを配信しています。