ビジネスにおける5W1Hとは?情報を漏れなく・効果的に伝える方法

新型コロナウイルスの影響により、働き方のニューノーマル化として多くの企業でテレワークの導入が進み、対面で言葉を交わす機会が減っています。そこで、ビジネスの世界では今まで以上に情報の共有の重要性が叫ばれています。

従来、ビジネスの世界では報告・連絡・相談の重要性を示す「報(ほう)・連(れん)・相(そう)」というフレーズのように、情報の伝達、共有の大切さを示すフレーズがいくつかあります。

その中の1つに情報伝達だけではなく、ビジネスのあらゆるシーンで活用できる「5W1H」というフレーズがあります。

本記事では、5W1Hの中身や、実際のビジネスシーンでの活用の仕方を解説します。

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5W1Hとは

「5W1H(ゴダブリュイチエイチ)」というフレーズは、おそらく多くの人が義務教育期間中に接したことのあるキーワードでしょう。

これは英語の疑問詞の頭文字を集めたものですが、実はビジネスにおいても重視される慣習を示す言葉でもあります。

相手に情報を正確に伝えるためのフレームワーク

5W1HとはWho(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)の頭文字をとったフレーズです。

文章を書く場合、5W1Hを意識して文章を構成すると、伝えたいことが簡潔に伝えられるようになるといわれています。

この要素に沿って話を進めると自然と情報に付随する時系列や人間関係が整理でき、伝えたい情報の主旨が明確になり、さらに過不足なく伝えられるためです。

5W1Hのように、考えるべきポイントをある種のパターンに落とし込んで誰でも活用できるようにするものをフレームワーク(framework)と言います。

行き詰まった状況を整理する際にも有効

先ほど解説したように、5W1Hは情報を整理する時に活用するととても便利です。

たとえばプロジェクトが暗礁の乗り上げている時には、5W1Hを使って状況を次のように要素ごとに切り分けます。

こうすることで、問題点を明確に把握できます。


Who

誰と誰の間がうまくいかずに情報がスムーズに伝達されていないのか

When

トラブルの起源はいつだったのか

Where

どこで情報の詰まりが起きているのか

What

なにが状況を悪化させたのか

Why

なぜそういうことが起きたのか

How

どうすれば問題が解決するのか


こうしてもつれた糸をほぐすように情報を整理していくと、自ずと改善点や新しい発想が生まれてきます。

5W1Hを構成する各要素

5W1Hは社内のコミュニケーションだけではなく、社外でのプレゼンテーションやマーケティング戦略など、あらゆるビジネスシーンで応用可能です。

そこで、ここではさらに5W1Hについて掘り下げるために、5W1Hを構成する各要素について詳しく検証していきます。

1. Who(だれが)

「Who」とは英語で「誰」を示すワードですが、Whoをキーワードに情報の整理をすると、ある目的を達成するために関係する人が明確になります。

例えば家電のテレビを販売する場合を考えます。

販売戦略に関する情報を、人物を切り口に整理してみると、「社内の担当者」「販売店スタッフ」「ユーザー」といった人物が浮かび上がってきます。

こうして登場人物を整理したら、それぞれがどんな役割を果たし、どのような性質を持つのかの把握が用意になります。結果として、どのようにアプローチをかければいいかが明確になります。

また、それまで気づかなかった新しい関係性や、新しいアイデアも発見できます。

 2. When(いつ)

「When」は、英語で「いつ(時間)」を示すワードです。

マーケティングやイベントには、全て時間の区切りがあります。たとえばイベントが予定されている場合、Whenをキーワードにプロセスを切り分けます。

クリスマスに関するイベント企画であれば、イベントの開催時期はハロウィンの終了からクリスマスが終わる時期までと分かりやすく区切られます。

一つの段階に「When(いつ)」を定義することで、その前後のプロセスの期限が容易に決定できるようになります。

たとえばいつまでに企画書を出す必要があるのか、必要な物品の発注はいつまでなのか、広報を始めるのはいつからなのかなど、スケジュールが自ずと決まり、イベントのスムーズな進行に必要なアクションが見えてきます。

3. Where(どこで)

「Where」は、英語で「どこ(場所)」を示すワードです。場所について注目すると、場所を定義する情報にも様々な要素があることがわかります。

現在はスマートフォンで地図検索が可能なので、初めての場所で待ち合わせをしても以前ほど迷うことはなくなりました。こうした時代にあっても、場所についての情報をよりスムーズに伝えるためにできることはたくさんあります。

たとえば待ち合わせであれば、待ち合わせ場所の近くにあるものを目印として伝えることで、約束の相手はより正確に「Where」を理解できるでしょう。

企画の提案の際には、「場所」の詳細の伝え方にも工夫ができます。たとえば新しい都市再開発プロジェクトの説明をする際、その所在地や面積、含まれる施設についての定量的な情報を材料とすることが考えられます。

加えて、どのような既存のイメージに近いのかといった、定性的な情報を付加することも情報伝達においては有効な手段です。聞き手は全体のイメージをより思い浮かべやすくなります。

4. What(何を)

「What」は、英語で「何・何を」を示すワードです。「What」は5H1Hのうち、情報伝達や商品企画において最も大切な要素です。

「What(何)」には、商品といった目に見える物だけではなく、サービスやコンセプトといった概念も含まれます。

もしもこのWhatが、伝達する相手にとって難解であることが予想されるときには、「When-Where-Who-What-Why-How」の順番で話を組み立てます。複雑な物事であってもこの順序で情報を展開すれば、What以外の情報が細部を補完していくため、聞き手は対象を理解できます。

5. Why(なぜ)

「Why」は、英語で「なぜ(理由)」を示すワードです。

たとえば、スポーツ中でも息苦しくないマスクを開発するプロジェクトを立ち上げた場合を考えます。

この場合「Why」を明確にすることは「なぜ、今息苦しくないマスクの開発が求められているのか」という部分に焦点を当てることです。

「Why」を明確にすることで、企画段階の商品の魅力や開発の必要性を関係各所に強くアピールできるます。

「Why」は、いざ商品が完成してマーケティング展開をする場合にも役に立つ視点です。「なぜこの商品が開発されたのか」を強調することで、この商品が今消費者にとって必要な商品であることに説得力が生まれます。

ビジネス上のアクシデントについて5W1Hを考える場合には、Whyを考えることが特に重要になります。「なぜ、トラブルが起きたのか」を徹底的に究明することで、次のトラブル防止につなげることができるからです。

6. How(どのように)

「How」は、英語で「どのように(手段)」を示すワードです。

商品やイベント企画の場合、どんなに完成形の魅力を伝えるプレゼンが魅力的であっても、どうやって作るのか、どうやってイベントを開催するのかという具体案が提案できなければ、その企画は通りません。

同時に、「どのように」を具体的に提案することができる場合、「そのための予算計算は経理担当者が」「製作工場の手配は総務が」「完成後の販売は広報が」といったように、提案された「どのように」を具現化するための役割分担や道筋が自然と明確になります。

5W1Hの活用方法

5W1Hのようなフレームワークは、報告書や日報、企画書の書き方からプロジェクトの管理まで、幅広く応用ができます。

そこでここでは、具体的なビジネスシーン別の5W1Hの活用法を解説していきます。

1. マーケティング戦略を策定する

マーケティング戦略立案の際には、5W1Hのそれぞれのワードは次のような意味を持ちます。

Why ターゲットの購買理由・セールスの目的やゴール

市場やユーザーがなぜ(Why)その製品を求めるのかを明確化することで、市場の現状や競合他社の状況、さらにはニーズを正しく分析できるようになります。

Who  ターゲット・ペルソナの設定

マーケティング戦略においては、ターゲットとなるユーザー層をより細かく設定することが必要です。そのペルソナの設定作業が「Who」の部分に当たります。

When  販売のタイミング・販売期間

製品の販売開始時期や期間、さらにキャンペーンを実施するならどのタイミングで行うかなど、製品を販売する中で適切な時期を見極める作業が「When」に当たります。

What  製品・サービス、製品価値

マーケティング戦略における「What」は、製品やサービス、さらにはその商品を購入することのユーザーにとっての付加価値などを分析する作業を指します。別の言葉で表現すれば、企業がその製品を通じてユーザーに商品の価値と合わせてどんな付加価値を提供したいのかを明確化する作業といえます。

Where  販売・流通のチャネル

実店舗に限定するのか、ネット通販もするのかなど、ターゲットユーザーに消費行動を喚起させる販売場所はどこなのかといった分析する作業が「Where」に該当します。

How  販売やプロモーションの方法・集客手段

ターゲットにどのように製品を知ってもらうか、販売場所に集客をするための方法などを分析するのが「How」にあたる作業です。

マーケティング戦略においては、5W1Hの中で「Why」の部分に該当する作業が大変重要であり、次に「Who」に該当する、ターゲットやペルソナの設定が重要とされています。

そのためマーケティング戦略の立案をする場合には、「Why-Who-When-What-Where-How」の順番で話を組み立てると、聞き手にとってわかりやすい内容となります。

2. プロジェクトにおける問題点を特定する

同じ5W1Hであっても、プロジェクトの中で問題が発生した場合に原因を究明し、問題点を特定する作業においては、マーケティング戦略の立案時とは5W1Hの持つ意味合いが異なります。

問題点を特定する場合には、それぞれ次の意味合いになります。

What  どんな問題が生じているのか?

When 問題はいつ起きたのか? 終わった問題なのか? 継続しているのか?

Where どこで生じているのか? どんな場面で生じているのか?

Who    問題の原因となっている人物はいるのか? 目詰まりの原因となっているチームはどこか?

Why   どうしてその問題が生じたのか?

How   どうやって解決するのか?

何か問題が発生した場合、どうしてそんなことになったのかと、まずはWhyの部分に気をとられがちです。

しかし、Whyの本質に迫るには、まずはWhatに至る過程を明確にすることが重要です。

そこでプロジェクトに問題が発生した場合には、「What-When-Where-Who -Why-How」の順番で情報を整理していくことが、問題を早期に解決するための最善策につながります。

3. 顧客の購買意欲を喚起する

ユーザーの購買意欲を喚起する時に一番効果が高いのは、Whyの部分を最初に伝える方法です。

たとえばプレゼンテーターのWhyが明確であればあるほど、聞き手に高い納得感を与えることができ、結果としてWhat(製品)やHow(どうやって購入できるのか)への興味や期待感が高まります。

これはサイモン・シネックが提唱した「ゴールデンサークル」という考え方に基づくものです。

ゴールデンサークルの考え方によれば、人が意思決定をする際、数字や理論よりも感情や直感的感覚を大切にしていることが前提として説かれています。つまり、ユーザーは商品のスペックよりも先に、その商品やサービスが見せてくれる世界観に心を惹かれるということです。

ユーザーの直感的感覚に訴えかけるためにポイントとなるのがWhy(なぜ)です。

顧客の購買意欲を喚起させたい場合には「Why-How-Who-What-When-Where」の順番で話を進めるとより効果的という結論になります。

さまざまなビジネスシーンに応用できる5W1H

特別な技術を必要としない5W1Hは今すぐ始められるフレームワークであるにもかかわらず、ビジネススキルとして強力な武器となります。

ビジネスに限らず、どんな世界においてもものごとをわかりやすく伝えるためには「いつ→どこで→誰が→何を→なぜ→どのように」を明確にすることが基本です。

5W1Hの要素を漏らさず入れ込めば、共有したい事項がある際や相手の同意を取り付けたい際、効率よく情報を展開することができます。

人間の価値観や認識はまさに千差万別であり、その違いに気づかずに話を進めていくと、ボタンのかけ違い状態がどんどん広がってしまい、最後には相手との間に埋めがたい溝が生じてしまいます。

そうした場合に、なるべく早い段階で認識を合わせるためにも5W1Hは役に立ちます。5W1Hに落とし込んで話を進めることで、認識のズレが浮き彫りになり、早い段階で価値観のすり合わせの機会を得られるでしょう。

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