イベント集客を成功させ多くの顧客にサービスを認知してもらい、新規顧客を獲得するためには、コンテンツ策定の段階で集客方法についても十分に検討しておく必要があります。
また新型コロナウイルスの感染を予防する対策も講じなければなりません。
この記事では集客に関するポイントやコツ、効果的な集客方法とWithコロナ時代のイベント開催の注意点について解説します。
企画段階で意識すべきポイント4条
顧客へのアプローチ方法にばかり意識が向いてしまいがちな集客ですが、もっとも力を入れるべきはイベントの中身そのものにあります。
企画の段階でコンセプトやターゲットが明確になっていなければ、イベントを実施しても求めている顧客が来なかったり、ターゲットのニーズっと合致しないコンテンツになってしまいかねません。
イベントの企画段階から意識すべきポイントを解説します。
1. イベントの目的とターゲットを明確にする
まずはイベント実施にあたり、「イベントの目的」と「アプローチしたいターゲット」をしっかりと設定しておくことが重要です。
「何のために、誰のために実施するのか」を明確にしてチーム内で認識を共有しておくことにより、企画途中で意見の衝突が起こってしまった場合や、イベント実施後に結果を検証する場合において、イベント目的を原点として立ち返ることが可能です。
また、目的はできる限り1つにまとめることが重要です。
あれもこれもと欲張りがちですが、多くを求めてしまうとターゲットが広がってしまい一番アプローチしたい顧客に届かず、集客が思うように進まない原因となりかねません。
実施目的やターゲットを絞ったらいかにして関心を惹きつけるかについても検討する必要があります。
ターゲットに刺さる魅力的なコンテンツを策定し、広めるための自然なアプローチ方法、例えばSNSやリアルな場での集客などの有効な施策を講じます。
企画がずれていたり、目的を見失ってしまったりするなどして設定したターゲットに刺さらないイベントになってしまえば、集客は厳しくなります。
手段が目的とならないよう、イベントの実施目的とターゲットについては常に留意しておく必要があります。
2. 顧客目線で考える
ターゲットがイベント内容に魅力を感じたとしても、実際に足を運び参加してもらわなければ意味がありません。
参加の障壁となり得るものはできる限り取り除くなど、様々な観点から案を講じ、顧客目線に立って考える必要があります。
例えば、年配の方向けのイベントであれば、移動の利便性を考慮し、最寄りから遠くない会場やエレベーターのある会場を確保する必要があるでしょう。
小さい子供を連れた若いファミリー向けのイベントであれば、ベビーカーが通りやすいよう通路は広めに取り、子供が飽きてしまわないようキッズスペースを設けて置くことも有効です。
顧客満足度を向上させ、リピーターにつなげるためにも、ターゲットを具体的にイメージし参加したくなる要素、また参加を妨げる要素について十分に検討を重ね、顧客目線でイベント概要を組み立てていくことが重要です。
3. イベントのキャッチコピーを考える
イベントに限らず、サービスを広く認知させるためには、第一印象であるキャッチコピー（タイトル）を工夫することが非常に重要です。
冗長的なものでは要旨が伝わらず、イベント参加まで至りません。
ターゲットのニーズに合致していることは絶対条件であり、その上でキャッチコピーを読んだだけでどのようなイベントなのか想像のつく簡潔明瞭なタイトルが好ましいでしょう。
キャッチコピーに盛り込むべきキーワードは、顧客の関心に沿って設定します。
専門的な内容の難しいセミナーであれば、専門用語を含めることにより、参加者を絞り込むことが可能となります。
また逆にビギナーや初めての人を対象とした入門講座やイベントであれば、例として「初心者向け」というキーワードを挿入することにより、ターゲットの不安を払拭でき、初心者でも安心して来てもらえるイベントとして認知してもらえます。
イベントのコンセプトや概要が明確に決まっている場合、関連したキーワードを盛り込み訴求力を持たせると良いでしょう。
4. イベントの結果を可視化する
イベントを企画し本番を迎え、すべてが終わったわけではありません。
イベント実施によって、当初定めた目的が達成されたかどうか判断するには、結果を可視化しておく必要があります。
SNSやホームページなどの手段別の集客人数やキャンセル人数、合計参加人数、イベントの満足度など、イベント実施目的に合致した指標を設定します。
それぞれの指標には予め数値目標を定めておき、結果どうだったのか比較考察することにより、数値に基づきイベントの成功可否を正しく判断することが可能になります。
また、顧客満足度の測定および向上にはアンケートの実施に加え、参加人数に制限を設けること、プレゼント配布といった付加価値をつけることも効果的です。
集客アイデア2条
実際に集客を進めていく上で、なかなか良いアイデアが浮かばないことがあります。
新しいアイデアが浮かばない場合は、自分たちが実施するイベントに関する日程について再考したり、顧客視点に立ち返って案を講じると、良いアイデアが思いつくことがあります。
集客アイデアが浮かばない時に、参考にすべき事例を紹介します。
5. 年間イベントを考慮
年間イベントを計画すると、例年における同シーズンのイベントからターゲットの動きや集客の予想を立てることが可能です。
例えば、冬はクリスマスや正月といった祝い事が存在します。
そのため冬季にイベントを企画するのであれば、クリスマスや正月と関連させプレゼント企画を用意することにより、イベントに対する期待値を高め、一定の集客効果が期待できます。
自分たちが予定しているイベントと、同じシーズンに実施された過去の事例を見てみることも重要です。
同じシーズンに実施されたイベントの中には、上記で説明したシーズンに応じた集客方法を試したイベントが眠っている可能性があります。
そういったイベントの集客方法の例を知っておくと、自社が運営するイベントにも役立ちます。
6. ターゲットを考慮
顧客視点に立ち返り、ターゲットが抱えている事情や課題について深く考察し、解決策をコンテンツとして体現することにより、ターゲットのニーズを満たした魅力的なコンテンツ策定に繋がります。
例えば、就活生をターゲットに絞ったイベントをする場合、
- 4〜5月：業界を定めておらず、様々な業界を見学したい学生をターゲットにする
- 10月：第1志望の業界に落ちてしまい、希望している業界を見たい学生をターゲットにする
など、集客の対象を明確に定義することにより、効率的な集客が可能になります。
告知の方法6条
ターゲットへイベントについて認知させるためには、複数の手段が存在します。
イベントを継続的に実施するのであれば、告知の手段を複数知っておくと状況に応じた集客方法を実施できます。
集客に効果的な6つの告知方法と、それぞれのメリットを解説します。
7. チラシでの告知
イベントを告知するチラシを作成し、商業施設や近隣に掲示・設置してもらう方法です。
実際に自分たちがイベントを予定している会場で事前にチラシを掲載したり、ターゲットが足を運ぶことが予想される施設にチラシを置いておくことにより、ターゲットがチラシを目にする可能性が高まるため、公立的な集客に有効です。
ただし、チラシを施設に設置あるいは掲載する場合は、必ず施設側の許可が必要になるため注意が必要です。
8. ホームページでの告知
ホームページを作成し、イベントの概要や実際の様子を掲載する方法です。
イベント実施前から、企画の様子やチームの雰囲気などが伝わる投稿を定期的に行うことで、ホームページ読者との接点が増え、それまでさほど興味の無かった読者に興味関心を抱かせ、イベントに来訪してもらう可能性も高まります。
また、チャットボックスやメールフォームなど、ターゲットからイベント運営側への問い合わせが可能な環境を整えておくことも効果的です。
ターゲットとコミュニケーションを取ることで、ターゲットのニーズを直接把握することができ、ターゲットの課題解決に役立つコンテンツ作成が容易になります。
制作したホームページはSNSなどと連動させると、さあに多くのターゲットへの告知が可能です。
9. メルマガ（メールマガジン）での告知
イベントに来る可能性が濃厚なターゲットに対しては、メルマガ（以下、メールマガジン）も有効です。
メルマガ経由でのイベント告知は、特定のターゲットへ同時に告知することが可能なため、時間をかけず効率的に告知が可能です。
また誰が読んでいるか分からないSNSとは異なり、メルマガは確実にターゲットの元へ届きます。
そもそもメルマガ登録者は、その情報やサービスに興味関心を抱いているため、登録に至っています。
そのため、関連イベントにも同様に興味関心を抱いてもらえる可能性が高く、効率の良い集客につながりやすい告知手段です。
ただしメルマガは近年開封率が低くなっている傾向にあり、それを踏まえた上で件名や内容などの工夫が必要です。
10. ブログでの告知
イベントを開催する際に、並行してブログやオウンドメディア を運営することも有効です。
参加者が有益な情報を発信していると判断し、なおかつその情報を継続的に受け取りたいと思った場合、関係性が向上しファンになってもらえる可能性が高まります。
ターゲットとの関係深化は売上向上をもたらし、経営の安定へとつながります。
ブログには、前回のイベントの様子や次回イベントの告知も掲載できるため、ターゲットとの長期的な関係育成に非常に有効です。
11. SNSでの告知
現在では多くの人がSNSを利用して情報を検索するため、SNSを利用したイベント告知により特定のターゲットの元へも情報が届く確率が高まり、集客効果が期待できます。
SNSにはTwitterやInstagramなど様々なSNSがありますが、特にFacebookはプラットフォーム上でイベントページの作成から宣伝までできるので、イベントの集客に適したSNSです。
Instagramはフォロワー数が伸びやすい特徴を持っており、インフルエンサーとコラボすることでリーチ数が伸びて、集客につながります。
また、コメント欄やストーリー機能の活用により、ターゲットとの直接的なコミュニケーションが可能であり、顧客との関係深化においても有効です。
12. 告知サイトに記載での告知
イベントに特化した告知サイトに情報を掲載することも効果的です。
イベントの概要だけをまとめたサイトなので、イベントに参加する意欲が高いユーザーが集まりやすい特徴を持っています。
告知サイト内に申し込みフォームが設置されていることがほとんどなので、申し込みの手間を省くこともできます。
また告知サイトによっては、申し込んだユーザーを分析する昨日が搭載されているので、データを分析することで新しいイベントの集客に役立てることもできます。
さらに告知サイトによっては申し込みの際などにアンケートを設置できる場合があり、
- どのような方法でイベントの存在を知ったか
- どうしてイベントに行こうと思ったのか
などを記入する欄を作っておくと、効果的な集客方法の把握に役立ちます。
Withコロナ時代のイベント開催2条
新型コロナウイルス感染拡大防止のため、活動自粛が要請されていましたが、現在は徐々に移動の制限がなくなり、活動再開の動きが見られます。
イベントを実施していく上でも、ガイドラインを遵守した対応が求められます。今後イベントを実施するにあたっての注意点を解説します。
13. 政府がイベント開催制限の目安を発表
政府は5月25日の緊急事態宣言終了とともに、イベントや展示会の開催制限の段階的目安を発表しました。
7月末までは3段階のステップを設け、8月1日を目安にイベント開催時の人数制限の解除を目指すとしています。
イベント会場の収容率は、屋内で各段階とも50％以内、屋外でも2メートルの十分な間隔を取るよう要請しており、8月1日の移行期間後も同様の考えを継続するとしています。
- ステップ1（5月25日～）
屋内イベント：収容率50%以内または100人以下
屋外イベント：十分な間隔（＊できれば2メートル）または200人以下
- ステップ2（6月19日～）
屋内イベント：収容率50%以内または1,000人以下
屋外イベント：十分な間隔（＊できれば2メートル）または1,000人以下
- ステップ3（7月10日～）
屋内イベント： 収容率50%以内または5,000人以下
屋外イベント：十分な間隔（＊できれば2メートル）または5,000人以下
- 移行期間後（8月1日～）
屋内イベント：収容率50%以内、人数上限なし
屋外イベント：十分な間隔（＊できれば2メートル）、人数上限なし
また、コンサート、展示会等においても収容率50％の維持を続ける方針となります。
お祭り、野外フェス等の広域的なイベントは7月末まで自粛要請となっており、8月からは十分な間隔を開けて開催することを要請しています。
14. イベント実施の際に注意すべきこと
イベントでは主催者、来場者、その他業者など、一度に多くの人が集まるため、特に感染拡大に注意が必要です。
屋内のイベントであれば、施設内の換気や、高頻度接触部位（テーブル、手すりなど）の定期的な消毒、間隔をあけるレイアウトをデザインする等の対策が必要となります。
入場制限を設ける、事前購入によりスムーズに入場できるように準備しておくと、入場の際の混雑回避になります。
万が一感染が発生した場合に備え、個人情報の取り扱いに細心の注意を払いながら、来場者の名簿を管理することも必要となります。
また、来場者に向けてマスクの着用、間隔をあける、頻繁な手洗いや消毒をすることを呼びかけることも重要です。
集客にあたって気をつけること
集客によりイベントを成功させるためには、ターゲットのニーズを満たした良いコンテンツを策定することが最も重要です。
そしてそのためには、アプローチしたいターゲットやイベント実施の目的を明確にしておき、手段が目的とならないようチーム内で認識を共有しておく必要があります。
告知方法を工夫することでも一定の効果は得られますが、そもそもイベント自体に価値が無ければターゲットに満足してもらうことは難しくなり、顧客との信頼関係にも影響を及ぼしてしまいかねません。
常に顧客目線を意識し、イベントまたはイベントを通じて提供するサービスが本当に価値のあるものになっているかどうか、客観的に判断することが大切です。
また新型コロナウイルスの影響により、いまだイベントの集客に制限がかかっています。
イベントを開催するにあたり主催者は、提示されている「業種別ガイドライン」などに基づく行動や参加者の連絡先把握、接触確認アプリの周知、イベント前後の感染対策（行動管理含む）の呼びかけの徹底が求められます。
これらのことを考慮し、運営スタッフと参加者を守りながら行えるイベント形態の確立が重要です。
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