BPMとは、Business Process Management（ビジネス・プロセス・マネジメント）の頭文字をとった言葉です。
ビジネスの現場において効率的に業務を進めるため、すべての業務工程を見直し、問題を見つけ出し改善することを指します。
多くの業務でデジタル化が進んでいく中、BPMの観点から改善できる工程もあるでしょう。
この記事では、業務効率化の観点から経営を助けるBPMについて紹介します。
BPMとは？プロセスを改善するための手法
BPMとは、プロセスを見直し、効率化に向けて改善するための手法です。組織内のすべての業務プロセスを分析し、うまくいっていない部分をとりあげ、改善策を探し出すことです。
問題ごとに新しいやり方を考案したり、ある作業自体をやめたり、新しい方法での管理や運用するまでの流れを指します。
計画を立てて実行、確認、修正を行うPDCAサイクルとの親和性が高く、効率化を目指すために有効な手法です。
従来はBPR（Business Process Reengineering、ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）という言葉が用いられていましたが、継続的な取り組みであることを指し示すため現在では「マネジメント」という言葉で表現されるようになっています。
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BPMでできること1. プロセスを「見える」化できる
普段の業務の中では、プロセスの問題点を明確にすることは難しく、改善の方法がわからないことがあります。
業務効率の改善を目指すためには、一部の業務についてのみフォーカスするのではなく、実際の業務が進行する際の全体像の把握が重要です。
BPMでは業務プロセスのひとつひとつの工程の可視化が求められるため、正確に現状を把握することができます。現状が見えることで、改善すべきポイントや、改善の可能性があるポイントを取り出すことができます。
BPMでできること2. プロセスを共有できる
大規模な業務を進める場合、多くの人や部署がかかわることになり、全体で業務プロセスを把握することが難しくなります。
どのような工程で業務が進んでいるかの全体把握ができていないと、セクションごとの連携がとれなかったり、うまく進まない原因の究明が困難になったりする場合があります。
BPMを通じて、それぞれの細かい作業内容から視野を広げ、プロジェクト全体の状況の把握を行うことで、全体への情報共有を進めることができます。
他のセクションの状況を理解することは、他部門との軋轢が生じることを防ぎ、円滑な業務進行の支えになります。
BPMの手法、4つのステップ
BPMの実行は、いくつかの段階に分かれます。
目的である業務効率の改善のためにも、各段階で成し遂げるべきことを意識して取り組むと良いでしょう。
ステップ1. プロセスのモデル化
BPMを進めるためにまず重要なのが、現状の業務プロセスを正確に把握することです。
一部の現場の状況だけでなく、最初から最後までの全体のプロセスを理解し、全体像のモデル化を行います。
業務プロセスが大規模であったり複雑であったりする場合には、全体像の把握は困難なこともあります。
その場合、いきなり全体のモデル化を行うのではなく、把握しやすいプロセスからモデル化を行うことも有効です。
簡潔な全体のモデルを作成したのち、詳細部分を付け加えていくことでプロセスの把握をスムーズに進めることができます。
ステップ2. プロセスの分析と見直し
全体のプロセスが把握できたら、問題点を見つけるための分析ステップに進みます。
この工程では、様々な企業が提供している「BMPツール」と呼ばれるITツールを活用すると、作業がスムーズに進みます。
ツールを活用することで、全体の工程の中からどの部分に問題点があるのかを把握することができます。
問題点が明確になったら、解決に向けてどうような対策が有効なのかを検討し、プロセスがより円滑に進むように修正をおこなっていきます。
ステップ3. 新たなプロセスの適用と共有
問題点の把握、解決策の検討を行ったのちには、実際に新しいプロセスを適用するステップに進みます。
この際、プロセスの改善を行う部分が全体の一部だけであっても、全体に対して修正する部分についての情報共有をおこないます。
また、プロセスは全体で統一し、各セクションでバラバラな手順を採用している状態にならないように確認します。
複数の手順をひとつのプロセスの中に持っていると作業効率に影響が出るため、全体を通して統一されたプロセスを適用することが大切です。
ステップ4. 新たなプロセスの運用と管理
新しいプロセスを現場に適用して共有できたら、改善の成果をチェックする工程に入ります。
単純にプロセスの修正を行うだけでなは、作業効率のアップは困難であるため、実際にプロセスを適用してみてどのような成果が出ているかのチェックを行うことが求められます。
フィードバックを確認しながら、さらなる改善点はないかを確認し、必要に応じて修正を加えていくことが大切です。
BPMを通じて、全体のモデル化をおこない現状の分析を行い、問題点の把握をして解決策を検討、そして修正を行うことで、広い視野からの業務プロセスの改善を目指すことができます。
BPMツール2選
BPMの工程の中では、全体のプロセスのどこに問題点があるかを探るツールを活用する必要があります。
様々な種類のBPMツールがありますが、その中から2つのツールを紹介します。
1. BP Logix・BP Directer
BP Logix社のBP Directorは、業務プロセスの全体把握を行うのに便利なBPMツールです。業務プロセスにおけるワークフローの管理と時間軸を用いた管理を行うことができ、全体像を確認しながら多角的に問題点を探し出すことができます。
アシストマイクロという企業が同社製品を提供しています。
BPMツールBP Logix・BP Directorを活用することで、複雑な業務プロセスであってもわかりやすくまとめて分析、管理を行うことができます。
2. Boomi
Boomiは、デル・テクノロジーが提供するサービスで、世界中に利用者がおり、信頼性の高いBPMツールです。
業務プロセス管理を行う際の拡張機能も多く、現状に合わせて柔軟に対応することができ、企業ごとに最適な管理体制を構築することができます。
具体的な例としては、物流に関する業務進行プロセスの改善を目指す際に、ITによる在庫管理システムに問題点があるのか、輸送工程に問題があるのかに応じて、柔軟な対応をとることができます。
Boomiを通してBPMを行えば現状により即した方法で改善を進めることができるので、より大きな業務効率化が期待できます。
業務プロセスを可視化して改善するBPM
BPMは、業務プロセスの全体を把握し、問題点の分析を行い、改善策の検討、フィードバックの工程を通じて効率の改善を行う手法です。
BPMを行うことで、大規模なプロセスの全体像の中から問題点を見つけ出すことができ、より高い生産性を持つ仕組みを構築することができます。
BPMの工程の中には、問題点を改善するためにBPMツールと呼ばれるツールの使用が必要であり、様々な種類の中でそれぞれ特徴があるため、自社の現状に合っているものを選択する必要があります。
一度改善を行ったプロセスは、その後のフィードバックを確認し、さらなる効率化に不足している点がないかを検討して継続的に取り組むことが重要です。
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